Häufig gestellte Fragen (FAQ).

Was zeichnet eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) und der deutschen E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine vollständig automatische und elektronische Verarbeitung der Daten.
 

Im Gegensatz dazu erfüllen RE-Formate, wie Bilddateien, E-Mails, PDFs oder eingescannte Papierrechnungen diese Anforderungen nicht, da sie nicht maschinenlesbar sind.

Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) gelten sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 als elektronische Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).

Muss ich E-Rechnungen annehmen?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für B2B-Geschäfte zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, die mit anderen Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern Geschäfte tätigen.

Die E-Rechnung muss dabei den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, wie zum Beispiel der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. 

Das bedeutet, dass Unternehmen, die auf Papier- oder PDF-Rechnungen angewiesen sind, ihre Prozesse anpassen müssen, um der neuen gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

Welche E-Rechnungsformate existieren?

Die gängigsten E-Rechnungsformate, die der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sind XRechnung und ZUGFeRD.
 

XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann. Für den Menschen ist dieser Datensatz jedoch kaum lesbar.

ZUGFeRD hingegen ist eine PDF-Datei, die eine integrierte XML-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl für den Menschen (durch die PDF-Darstellung) als auch für Maschinen (durch die XML-Datei) lesbar zu machen.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte, elektronische Rechnung und sind für die automatisierte Verarbeitung geeignet.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Gemäß der europäischen Norm EN 16931 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen.

Dies ist beispielsweise bei den Formaten ZUGFeRD und XRechnung der Fall, die speziell für die maschinelle Verarbeitung konzipiert sind.

Eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie nicht in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt.

Welche Stolperfallen & Risiken gibt es bei der Einführung der E‑Rechnung?

E‑Rechnungen können Unternehmen nicht ohne Weiteres empfangen, z.B.:

(1) denn es handelt sich um XML-Dateien mit Formaten, wie ZUGFeRD- & XRechnung, zur digitalen Ver­ar­beitung.  

(2) E‑Rech­nungen müssen zwingend digital GoBD-konform ar­chi­viert werden.  

(3) Bei Nichterfüllung besteht das Risiko des Vorsteuerabzugsverlusts & Gefahr für den Cashflow.

(4) Risiko besteht auch darin, die Komplexität & Fristen für sukzessive Umstellung der E- Rechnungsstellung zu unterschätzen..

Kann ich weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen annehmen?

Ja, bis Ende 2027 ist die Annahme von Papier- oder PDF-Rechnungen nur bei Übereinstimmung mit dem Absender und mit dessen Zustimmung weiterhin möglich.

Dies bedeutet, dass Unternehmen bis Ende 2027 auch dann noch Papier- oder PDF-Rechnungen akzeptieren können, wenn der Absender explizit zustimmt, diese Form der Rechnung zu verwenden. In diesem Fall ist es erforderlich, dass die Rechnung entsprechend elektronisch weiterverarbeitet wird, um den Anforderungen der GoBD und der E-Rechnungspflicht zu entsprechen.

Papier-Rechnungen können einfach eingescannt und die Datei per E-Mail an unsere E-Rechnungslösung-4-Mittelstand weitergeleitet werden.

Auch PDF-Rechnungen lassen sich direkt per E-Mail an den InvoiceHub senden. Diese Vorgehensweise ist bis zur vollständigen Einführung der E-Rechnungspflicht zulässig.

Ab 2028 wird es jedoch verpflichtend, ausschließlich E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu verwenden.

Darf ich weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden?

Ja, bis zum 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen in Deutschland weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger dies akzeptiert.

Ab dem 1. Januar 2025 wird jedoch die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen (Business-to-Business) in Deutschland gelten, was bedeutet, dass Rechnungen nur noch in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt werden dürfen.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen:

Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte tätigen, müssen die E-Rechnungspflicht bereits ab dem 1. Januar 2025 erfüllen.

Die Zustimmung des Empfängers ist notwendig, um weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu versenden. Dies gilt jedoch nur, wenn der Empfänger eine nicht strukturierte elektronische Rechnung (wie PDF) akzeptiert.

Ab 2028 wird die Pflicht zur digitalen Rechnungsausstellung auf alle Unternehmen in der EU ausgeweitet, sodass auch dann keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr versendet werden dürfen.

Kann ich E-Rechnungen ausdrucken?

Man sollte es nicht tun. Grundsätzlich jedoch gilt, Ja, Sie können E-Rechnungen ausdrucken, aber der Ausdruck ist nicht das rechtlich gültige Original.

Das digitale Original der E-Rechnung muss gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und den gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung von Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Das bedeutet:

- Der Ausdruck einer E-Rechnung stellt lediglich eine Kopie dar.
- Die digitale Datei der E-Rechnung bleibt das rechtlich gültige Original und muss gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher archiviert werden.
- Sie können E-Rechnungen also für interne Zwecke oder zur Weitergabe an den Empfänger ausdrucken, aber das Original muss immer digital aufbewahrt werden.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Für die Archivierung von E-Rechnungen gelten die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Eine E-Rechnung muss in elektronischer Form 10 Jahre archiviert werden, und zwar so lange wie Papierrechnungen.

Es reicht nicht aus, eine ausgedruckte E-Rechnung aufzubewahren – die digitale Version muss gemäß den gesetzlichen Anforderungen revisionssicher und unveränderbar aufbewahrt werden.

Wie kann KI-4-Mittelstand.Kompetenzzentrum bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen?

Das Experten-Team vom KI-4-Mittelstand.Kompetenzzentrum bietet einen ganzheitlichen Ansatz, um mittelständische Unternehmen erfolgreich bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht zu unterstützen.

Wir begleiten Sie auf jedem Schritt des Weges – von der Bedarfsanalyse und E-Rechnungs-Check bis zur nachhaltigen Optimierung und Automatisierung Ihrer Buchhaltungs- und E-Rechnungsprozesse sowie bei der end-2-end Steuerung der Implementierung KI-gestützter E-Rechnungslösung-4-Mittelstand unseres innovativen Technologie-Partners.

Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnung für Mittelstandsunternehmen?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung der Buchhaltung für Unternehmen.

Gründe, warum die Umstellung sinnvoll ist:

Kostensenkung:
Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Zudem wird der manuelle Aufwand für das Erfassen und Bearbeiten von Rechnungen minimiert.

Schnellere Prozesse:
E-Rechnungen beschleunigen die Rechnungsstellung und -verarbeitung, was zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und einer verbesserten Liquidität führt.

Fehlerreduktion:
Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und verbessern die Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei der Rechnungsbearbeitung.

Nachhaltigkeit:
Durch den Wegfall von Papierverbrauch unterstützt die E-Rechnung umweltfreundliche Geschäftsprozesse.

Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Alle E-Rechnungen werden digital archiviert und sind jederzeit einfach zugänglich, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Rechtssicherheit:
E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und bieten durch die elektronische Abwicklung höhere Sicherheitsstandards.

Warum wird die E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend?

Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat die deutsche Regierung die Einführung der E-Rechnung beschlossen.
 

Deutschland folgt damit anderen EU-Mitgliedstaaten sowie einigen Drittländern, die die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben.

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer geplant, das die Daten der E-Rechnung nutzen soll. Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt in dieser Entwicklung.

Im nächsten Schritt sollen sowohl nationale als auch EU-weite Meldesysteme eingeführt werden. Der Zeitplan der EU sieht vor, dass das Meldesystem bis 2028 umgesetzt wird, allerdings wird derzeit auch über eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert.

Aktuell ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Einführung der europäischen Lösung geplant.

Der Gesetzgeber verfolgt mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung mehrere Ziele:
 

Effizienzsteigerung und Kostensenkung:
Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung werden administrative Prozesse beschleunigt, manuelle Fehler reduziert und die Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung gesenkt.
 

Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
E-Rechnungen ermöglichen eine einfachere und präzisere Nachverfolgbarkeit von Geschäftsprozessen. Dies trägt zu einer höheren Steuertransparenz und Compliance bei.

Bekämpfung von Steuerbetrug und Steuerhinterziehung: Mit der E-Rechnung können Behörden die Umsatzsteuermeldungen in Echtzeit überwachen und somit Steuerhinterziehung und -betrug effektiv bekämpfen.
 

Förderung der Digitalisierung und Modernisierung:
Die E-Rechnung stellt einen wichtigen Schritt hin zur digitalen Transformation in Deutschland dar. Sie unterstützt Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Buchhaltungs- und Finanzprozesse und trägt dazu bei, Deutschland als digitalen Wirtschaftsstandort zu stärken.
 

Vereinfachung der internationalen Geschäftsbeziehungen:
Da viele EU-Mitgliedstaaten und Drittländer bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben, sorgt die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung für mehr Standardisierung im internationalen Geschäftsverkehr und erleichtert grenzüberschreitende Transaktionen.

Haftungsausschluss.

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